職場環境の改善と業務効率化で5S活動
職場環境の改善と業務効率化で5S活動というのがあります。昔から言われてますね。
この活動は整理、整頓、清掃、清潔、躾の5つの要素から成り立っています。
ってサラリーマンの方はよく聞くと思いますけど・・・
結構スルーしてませんか？？
整理整頓できてない会社（家）は大きなムダが発生していて、効率が悪く、稼いだ利益を圧迫してしまいます。
また気が散ったりで十分な成果を出せなくなっちゃいます。
家でもよくあるのが、はさみが所定の位置になくて探しまわった結果、時間を浪費し、仕方なく新しくはさみを購入。購入する事でお金が減り、またお店まで行くorネットで探す で時間を浪費してしまいます。その後、ちょっと片づけ、掃除した時にはさみが見つかります。。
本当にムダですね。
5S活動を理解し行動すればムダを省き収入を圧迫することが確実に減ります。また時間に余裕が生まれます。
5S活動の要素と目的
5S活動は、職場を改善し、効率的に運営するための手法です。この活動は以下の5つの要素から成り立っています。
1. 整理 (Seiri)
整理は、職場内の物品や道具、資料などを見直し、必要なものと不要なものを明確に区別するプロセスです。不要なアイテムや使われていないものを特定し、それらを処分することが目的です。整理を行うことで、職場内の無駄や過剰在庫を排除し、効率的な作業環境を整える基盤を築きます。
整理のステップ:
- 不要なもの、必要なものを明らかにする。「不要なもの」は捨てる。
- 不要なものを廃棄または適切な場所に移動する。
- 必要なものを整理された場所に戻す。
- 定期的な整理作業を継続する。
2. 整頓 (Seiton):
整頓は、整理されたアイテムや資料を決まった場所に配置し、誰でも必要な時に簡単に取り出せるようにするプロセスです。整頓により、作業効率が向上し、混乱が減少します。具体的な場所にアイテムを配置することで、物品を見つけるのにかかる時間を短縮し、ストレスを軽減します。
「必要なもの」を「必要な時」に「必要なだけ」取り出せることが理想です。
整頓のステップ:
- 各アイテムや資料に適切な場所を割り当てる。
- アイテムが簡単に取り出せるように配置する。
- 整頓ルールを策定し、全員が遵守するようにする。
- 定期的な整頓作業を行い、配置の最適性を維持する。
3. 清掃 (Seisou):
清掃は、職場環境や設備を常に清潔に保つ活動です。これにより、埃や汚れ、不要な物品の蓄積を防ぎ、職場の衛生状態を維持します。清掃活動は定期的に行われ、職場内の清潔さを確保します。また、清掃作業を通じて、異常や問題を早期に発見し、修正できるようにもなります。
清掃のステップ:
- 職場内の汚れやゴミを除去する。
- 設備や機器の点検と清掃を行う。
- 汚れを防ぐための予防策を考える。
- 清掃スケジュールを作成し、定期的な清掃を実施する。
4. 清潔 (Seiketsu):
清潔は、整理、整頓、清掃の3つの"S"を維持するプロセスです。これらの要素を定期的に実施し、職場の清潔さを維持します。清潔な環境は、職場の印象を良くし、作業効率の向上に貢献します。清潔を維持するためには、職場全体でルールや規律を守る必要があります。
5. 躾 (Shitsuke):
躾は、整理整頓を維持するための仕組みづくりや教育・指導を行うプロセスです。これにより、整理整頓が習慣化され、職場のルールが守られるようになります。躾が行き届いた職場では、職員同士のコミュニケーションが円滑になり、雰囲気も良くなります。
躾のステップ:
- 整理整頓のルールを策定し、全員が理解する。
- 整理整頓に関する教育とトレーニングを実施する。
- 継続的な監視と評価を行い、改善を促進する。
- これらの要素が組み合わさり、5S活動は職場の効率性、安全性、快適さを向上させ、生産性を高める手法として非常に有効です。整理整頓から始めて、職場環境を改善していくことが、組織全体の利益につながります。
綺麗にする事だけが整理整頓ではない。
整理整頓ってよく耳にしますが、ただ綺麗にしたらいいって事じゃありません。
それはただ「整列」しているに過ぎません。
整理整頓をちゃんと考えたことがないまま片づけを行うので結果、その時の身の回りだけが綺麗になっているということはありませんか？
成功事例から学ぶ
5S活動の成功事例を通じて、その効果を具体的に理解しましょう。
例えば、私のような営業職の職場では、
事務所に滞在している時間が短い為か整理整頓が行き届きにくい環境にあります。ゴミ（と思われるもの）やダンボールが乱雑に積み重ねられ、作業効率が低下していました。トイレや床の清掃は業者に依頼しているのでなんとかゴミ屋敷にならずに済んでいる状況でした。
しかし、5S活動を導入し、整理整頓を徹底することで、職場の状態が大きく改善しました。必要な資料やツールがすぐに手に入るようになり、ストレスが減少しました。
また、多くの企業でも5S活動が実践されており、その成果は顕著です。整理整頓を行うことで、ムダが減少し、業務効率が飛躍的に向上します。職場の清潔さや整頓度が高いと、作業のミスも減り、安全性も向上します。
お客さんからのクレームも何故か減りました。
難しいのが自分だけの部屋（職場）であれば整理整頓の定義（上記のステップ）に沿って自分なりの判断基準で行うことができますが、
整理は複数名いるといるもの、いらないものを分けるための判断基準が定まっていないと分別が難しく結局は何も捨てられない状況に陥ります。
また整頓も
２W1H 何が（What） いつ（When） どのくらい（How) 必要なのかをきちんと決める事が重要となります。これを決めずに整頓を実施しても適切な置き場所を割り当てる事ができません。
ってか2W1Hって色々ありますねww
職場（家庭）での挑戦
しかし、5S活動を進める際には、職場内（家庭内）での理解が得られない場合があります。特に仕事ではないと押し切ってくるような反対派の意見。その際には、成功事例や効果を示し、全体の利益を説明することが大切です。整理整頓は単なるキレイにするだけでなく、業務効率や安全性の向上に貢献する重要な要素です。
・今日必要なもの以外はデスクに出さない。
・ずっと置きっぱなしの書類は捨てても問題なしと判断し捨てる。
「いつか使うだろう」がモノが増える一番の理由
・判断基準を設ける。これは必要な物、不要な物の分別だけではなく、自己（会社）にとっての最優先事項は何なのかを設けるということです。これにより、必要な物、不要な物が見えてきたりします。
・いらないと思われるものは必ず壁際や物陰に潜んでますので人目にまずは晒してみましょう
結局のところ、5S活動は職場をより働きやすく、効率的にするための有力な手法です。整理整頓から始め、成功事例を参考にしながら、職場の環境を改善していきましょう。これにより、職場の環境が向上し、業務効率がアップすることでしょう。
必ず取り組めば色々な効果が得られるはずです。
職場でも家庭でも整理整頓から始めてみましょう！！
